Quem somos
Uma empresa construída em torno da ordem documental.
A Hexura nasceu da observação de que muitas equipes corporativas acumulam registros sem uma política clara de retenção — não por descuido, mas pela falta de um processo estruturado para construí-la.
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Como chegamos até aqui
A Hexura foi constituída em Campinas em 2019 por profissionais com passagem por equipes de compliance e gestão documental de empresas de médio e grande porte no interior de São Paulo. O ponto de partida foi uma constatação recorrente: os calendários de retenção existiam, mas ninguém os mantinha atualizados. Com o tempo, essa lacuna se tornava um problema operacional concreto — auditores sem respostas, gerentes sem referência, equipes repetindo decisões já tomadas sem saber.
A resposta que desenvolvemos não é um produto de prateleira. É um processo de trabalho. Começamos sentando com as equipes, mapeando o que existe, identificando onde a estrutura falha e construindo documentos que as pessoas realmente usam no dia seguinte.
Hoje atendemos empresas de diferentes setores em Campinas e cidades vizinhas, sempre com o mesmo princípio: o trabalho de retenção pertence à equipe interna. Nós damos a estrutura. Eles tomam as decisões substantivas.
Missão
Tornar a prática de retenção documental funcional para equipes que não têm tempo de partir do zero.
Postura operacional
Não emitimos opiniões sobre prazos de retenção nem sobre obrigações substantivas. Nosso escopo é a estrutura do processo — os templates, as sessões de trabalho, os documentos de saída. O conteúdo é sempre de responsabilidade dos especialistas da empresa cliente.
Localização
Sede em Campinas, SP. Atendimento presencial e remoto para empresas na região metropolitana e em todo o Brasil.
Equipe
As pessoas por trás do processo
Rafael Castilho
Facilitador Sênior
Atua em mapeamento documental corporativo há mais de doze anos. Conduziu projetos de estruturação de calendários de retenção em empresas dos setores industrial e financeiro na região de Campinas.
Adriana Monteiro
Coordenadora de Projetos
Responsável pelo acompanhamento operacional dos engajamentos e pelo painel de planejamento compartilhado dos clientes da parceria anual. Formação em Administração pela Unicamp.
Thiago Santana
Analista de Documentação
Responsável pela preparação dos templates estruturais e pela edição final dos calendários de retenção entregues aos clientes. Especialista em formatação de documentos técnicos para uso corporativo.
Padrões de trabalho
Como conduzimos cada engajamento
Confidencialidade das informações
Todo material produzido ou compartilhado durante o engajamento é tratado com sigilo. Os documentos de trabalho pertencem ao cliente e não são utilizados para fins externos.
Escopo claramente delimitado
Antes do início de cada engajamento, o escopo de trabalho é documentado e aprovado por escrito. Alterações de escopo são registradas e acordadas formalmente.
Templates revisados e testados
Os modelos estruturais utilizados nos projetos de elaboração de calendário são desenvolvidos internamente e passam por revisão a cada nova aplicação, incorporando aprendizados de projetos anteriores.
Responsabilidade substantiva do cliente
A Hexura não emite pareceres sobre prazos legais ou obrigações regulatórias. Esse papel é dos especialistas designados pela empresa cliente — área jurídica, compliance ou outras funções competentes.
Ciclos de revisão programados
Na parceria anual, os ciclos de revisão estrutural são agendados com antecedência e não dependem de iniciativa do cliente para acontecer. A regularidade do processo é responsabilidade da Hexura.
Entrega em formatos usáveis
Todos os documentos finais são entregues em formatos prontos para uso — digital editável e imprimível — sem exigir software especializado para acesso ou atualização por parte da equipe cliente.
Contexto de atuação
Retenção documental como prática de gestão
Empresas de médio e grande porte acumulam volumes documentais consideráveis ao longo dos anos — contratos, comunicações internas, registros financeiros, prontuários de pessoal e dezenas de outras categorias. Sem uma política estruturada de retenção, esse acervo cresce de forma desordenada, dificultando auditorias, consumindo espaço de armazenamento e gerando incertezas operacionais.
A construção de um calendário de retenção funcional exige dois elementos distintos: expertise substantiva sobre os prazos aplicáveis a cada categoria — responsabilidade dos especialistas internos ou externos da empresa — e uma estrutura de processo que permita mapear, organizar e manter esses prazos de forma prática e consistente. É nesse segundo elemento que a Hexura atua.
Com base em Campinas, a Hexura desenvolve esse trabalho junto a equipes administrativas, de compliance e de gestão de informação em empresas dos setores industrial, comercial, de serviços e de tecnologia. O foco é sempre o mesmo: produzir documentos que a equipe realmente utilize e que possam ser revisados sem depender de um novo projeto a cada atualização.
Os três formatos de engajamento — workshop de meio dia, elaboração do calendário em quatro semanas e parceria anual — foram desenhados para diferentes estágios de maturidade da prática documental. Empresas que ainda não têm nenhum calendário formal podem começar pelo workshop. Empresas com um esboço existente podem partir direto para a elaboração estruturada. Empresas que já têm um calendário e precisam mantê-lo ativo ao longo do tempo contam com a parceria anual.
Entre em contato
Prontos para conversar sobre a sua situação documental.
Uma troca inicial de informações — por e-mail ou telefone — já é suficiente para identificar qual formato de engajamento faz mais sentido para a sua equipe.
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